A bilhetagem de impressão de fato é uma das soluções que o Outsourcing de impressão te oferece. Sua função é auxiliar na redução dos custos, monitorar os documentos que estão sendo impressos (tanto em questão de quem está imprimindo bem como o que está sendo impresso). Estipular cotas por usuários, evitar desperdícios, oferecer segurança para impressão de documentos sigilosos, auxiliar na tomada de decisões relacionadas à sustentabilidade, entre outras funções.
Bilhetagem de impressão e o controle de cotas
A implementação correta das cotas para os usuários juntamente com uma solução de impressão segura, faz com que os funcionários se conscientizem mais, assim sendo imprimindo somente o que realmente for necessário.
Implementação
Para que seja implantado um sistema de bilhetagem na empresa, é necessário observar algumas questões para alcançar um resultado satisfatório, como:
- Analisar o parque de impressão atual e além disso todos os processos diretamente relacionados a ele. Por exemplo: a demanda de impressão por usuário ou departamento e o fluxo de documentos.
- Escolher o software de bilhetagem adequado, que atenda a todas as necessidades da empresa e gestores.
- Após instalar o software, veja se os relatórios estão configurados e sendo gerados de forma satisfatória.
Eficiência com os custos
Inegavelmente uma importante função da bilhetagem de impressão é o rateio de custos, com ele a empresa pode criar um registro de um projeto ou cliente. Posteriormente tudo que for impresso relacionado a isso, vai gerar um relatório com todos os custos afim de que seja feito um rateio. Esse recurso é muito usado por advocacias, pois a demanda de impressões em processos é alta e quem costuma arcar com essas despesas é o cliente.
A distribuição dos custos feita de forma correta (impressão, cópia, fax e digitalizações) com base na produção de clientes, usuários, equipamentos ou projetos, é muito importante para que os gestores possam fazer seu trabalho não só correto, bem como seguro. Outra função do rateio de custos é repassar despesas de impressões para o usuário que utilizou a impressora para imprimir documentos pessoais. Fazendo com que a empresa não arque com essa despesa e, consequentemente, educando o usuário.
Bilhetagem de impressão – PaperCut MF
A Phonotec trabalha com o PaperCut MF, que é o melhor e mais premiado software de gerenciamento de impressões e cópias. Com ele eliminamos gastos, encorajamos a responsabilidade social e exigimos dos usuários e setores maior responsabilidade pelo uso.
O PaperCut MF inclui um software embarcado executável na multifuncional que disponibiliza o rastreio, controle e liberação de impressão segura direto no painel da máquina através de senha ou cartão de acesso.
Ele é indicado para empresas de qualquer porte, independente do ambiente, plataforma, fabricante e modelo da multifuncional ou impressora. As soluções do PaperCut estão sendo usadas, atualmente, em mais de 50.000 empresas em todo o mundo. Foi traduzido para 25 idiomas, o que qualifica o PaperCut como produto confiável e facilmente adquirido.